Tipos o modalidades de compra
Proceso de pago y modo de facturar
Bienes y Servicios mas solicitados por el DE

Todo suplidor que interese participar en los procesos de adquisición de bienes y servicios no personales tiene que ingresar en el Registro Único de Licitadores autorizado por el gobierno estatal que mantiene la Administración de Servicios Generales. Más información sobre este asunto aparece en el siguiente enlace:

http://www.asgmercadodigital.gobierno.pr

El Departamento de Educación es la agencia más grande de toda la Rama Ejecutiva del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Esta agencia cuenta con alrededor de setenta y dos mil (72,000) empleados, distribuidos en 1,538 escuelas, ochenta y cuatro (84) distritos escolares, diez (10) regiones educativas y una oficina central. Existen unidades de compra en las oficinas de los superintendentes de escuelas, regiones educativas, escuelas vocacionales y en distintas secretarías, auxiliares, programas y oficinas en el nivel central. Además, tenemos compradores ubicados en componentes fiscales para servir a escuelas agrupadas geográficamente bajo dicha estructura administrativa.

1. Cualquier individuo o negocio cualificado que tenga un producto o servicio que vender puede convertirse en un proveedor potencial para el Departamento de Educación de Puerto Rico. Contamos con un gran número y variedad de programas, servicios y ofrecimientos que representan grandes oportunidades para hacer negocio con esta agencia. Le invitamos a visitarnos o enviarnos un catálogo de los productos y servicios que ofrece a las diferentes dependencias de este Departamento.

2. El proceso de compras que implantamos es uno de carácter competitivo mediante el cual todos suplidores compiten libremente. Lo que deseamos es obtener el producto que mejor satisfaga nuestras necesidades al precio más bajo posible.

3. Todo contrato de adquisición se formaliza mediante la celebración de una subasta formal o informal.

4. Todo el proceso de adquisición está debidamente reglamentado mediante lo que dispone el Reglamento Núm. 7040 de 5 de octubre de 2005, conocido como Reglamento para la Adquisición, Ventas y Subastas de Bienes, Obras y Servicios No Personales del Departamento de Educación.Copia de este Reglamento puede ser adquirido en la Oficina de Reglas y Reglamentos del Departamento de Educación o en el Departamento de Estado de Puerto Rico.

5. El proceso de compras que implanta el Departamento se rige, además, por todas las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y por las leyes y regulaciones federales que aplican.

Modalidades de Compra

Subasta informal hasta $6,000.00

Requiere un mínimo de tres (3) suplidores elegibles.

Las cotizaciones pueden ser solicitadas por teléfono, fax, correo electrónico u otro medio de comunicación disponible.

Subasta informal hasta $25,000.00

Se requiere un mínimo de tres (3) suplidores elegibles.

Las cotizaciones tienen que hacerse por escrito mediante correo regular, correo electrónico, fax o algún otro medio de comunicación escrita.

Subasta informal hasta $50,000.00

Se requiere un mínimo de cinco (5) suplidores elegibles.

Las cotizaciones tienen que hacerse por escrito mediante correo regular, correo electrónico, fax o algún otro medio de comunicación escrita.

Subasta formal

Estimado de la compra es mayor de $50,000.00

La Junta de Subastas convoca a todos los suplidores elegibles.

La convocatoria se hará mediante publicación en periódico de circulación general, invitación por correo utilizando el Registro Único de Licitadores u otro medio de publicidad general.

La subasta se celebra según las disposiciones del Reglamento Núm. 7040, conocido como “Reglamento para la Adquisición, Ventas y Subastas de Bienes, Obras y Servicios No Personales del Departamento de Educación”, y otras leyes y reglamentos aplicables.

Compra directa contra un contrato existente en el Departamento u otra agencia del gobierno estatal o municipal.

Compra directa sin subasta cuando ocurren las siguientes situaciones extraordinarias:

Existe un solo suplidor del producto.

El producto es altamente especializado, o requiere ser compatible con otro existente de determinar marca o modelo.

El gobierno estatal o federal tiene disponible el producto y puede proveerlo.

Surge una emergencia que ponga en peligro la vida o propiedad del Departamento.

Proceso de Pago y Modo de Facturar

El proceso de pago se inicia tan pronto la unidad adquirente certifica que ha recibido los bienes o servicios ordenados conforme a lo solicitado y el suplidor somete la factura original y el conduce debidamente firmado por el receptor. El receptor designado firmará el informe de recibo e inspección certificando que recibió, examinó y contó los bienes o servicios entregados y que los mismos cumplen con las especificaciones de la orden de compra y están en buenas condiciones. Este informe de recibo e inspección deberá enviarlo al pagador correspondiente en los próximos dos (2) días laborables luego de que esté debidamente certificado.

La meta del Departamento es que toda factura sea pagada en un plazo no mayor de cuarenta y cinco (45) días posterior a la fecha en que el suplidor haya sometido la misma al pagador correspondiente.

Para que el Departamento pueda cumplir con la referida meta, toda factura recibida tiene que incluir lo siguiente:

1. Nombre y dirección del suplidor
2. Número de seguro social patronal
3. Fecha de la factura
4. Número de la factura
5. Número de la orden de compra
6. Cantidad de los bienes o servicios entregados
7. Descripción de los bienes o servicios entregados
8. Precio por unidad
9. Total de la factura
10. Certificación de nulidad
11. Firma del suplidor o representante autorizado

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